Gestionnaire au sein du bureau de scolarité d'un département de formation

📝 Description du poste & Contexte

L’Université de la Nouvelle-Calédonie recrute un ou un gestionnaire au sein du bureau de scolarité du département des Lettres, Langues et Sciences Humaines. La personne recrutée sera rattachée hiérarchiquement à la Direction des études et de la vie étudiante.

🏢 Organisation et relations fonctionnelles

Affectation : Bureau de la scolarité du département des Lettres, Langues et Sciences Humaines

Supérieur hiérarchique direct : Directeur des études et de la vie étudiante

Place dans l’organigramme : Rattaché hiérarchiquement à la Direction des études et de la vie étudiante

Relations fonctionnelles clés :

• Direction des études et de la vie étudiante
• Département des Lettres, Langues et Sciences Humaines
• Bureau d’Appui aux Scolarités et aux Enseignements

🎯 Missions et activités

• Accueillir, informer et orienter les étudiants
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine de la scolarité
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Aide au pilotage dans le suivi des heures d’enseignement
• Classer et archiver les documents et informations
• Assurer l’accueil des étudiants : informer, conseiller et orienter les étudiants
• Assurer le suivi pédagogique des étudiants inscrits dans le département (inscriptions pédagogiques, courriers divers, résultats, jurys…)
• Collecte, contrôle et saisie éventuelle des notes dans l’application
• Gestion des résultats (élaboration et édition des procès-verbaux de résultats, édition des relevés de notes et attestations de réussite, transmission aux étudiants, etc.)
• Participation à la saisie des charges d’enseignements des états de service des enseignants (heures statutaires et complémentaires) et le suivi administratif des recrutements des vacataires et missionnaires
• Participation à la gestion des vacataires enseignants et des missionnaires (suivi administratif, recrutement)
• Participation au suivi du budget du Département
• Soutien administratif du Département

👤 Profil recherché

🎓 Formation et connaissances

Savoirs et connaissances théoriques :

• Connaître les logiciels de bureautique (Word, Excel…)

🛠️ Savoir-faire et aptitudes comportementales

• Savoir travailler en autonomie et en équipe
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir organiser son travail et faire preuve de rigueur
• Savoir s’adapter, faire preuve de réactivité et de polyvalence
• Savoir prendre des initiatives
• S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue
• Capacité à se former rapidement sur des logiciels métiers
• Autonomie dans la gestion quotidienne des responsabilités confiées
• Savoir rendre compte
• Capacité d’adaptation, réactivité
• Capacité à communiquer
• Qualités pédagogiques
• Capacité à travailler en équipe
• Esprit de synthèse
• Gestion du stress en cas de conflit
• Sens de l’organisation, anticipation

📋 Compléments d’information

Durée de résidence exigée : Au moins égale à 10 ans pour le recrutement sans concours des adjoints administratifs

📬 Contact et modalités de candidature

Pour répondre à cette offre, merci de transmettre votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) :

• 📧 Par email : recrutement@unc.nc