# Agent d'accueil

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## 📝 Description du poste & Contexte

Sous l'autorité du secrétaire général, l'agent d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique du public. Il réceptionne, identifie et oriente les demandes des administrés vers les services compétents de la commune. Il assure également le traitement des demandes administratives courantes, le suivi des dossiers et la liaison avec les agents des différents services municipaux.

## 🏢 Organisation et relations fonctionnelles

**Supérieur hiérarchique direct :** Secrétaire général

**Place dans l'organigramme :** Sous l'autorité du secrétaire général

**Relations fonctionnelles clés :**
- Maire de la commune
- Secrétaire générale
- Exécutif municipal
- Agents des différents services municipaux

## 🎯 Missions et activités

- Accueillir, informer et renseigner le public
- Réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques et les courriers
- Identifier les demandes et transmettre les informations aux services concernés
- Prendre et transmettre les messages
- Assurer les différentes tâches de secrétariat
- Planifier les réunions selon les directives de la hiérarchie
- Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord
- Rendre compte régulièrement de son activité à sa hiérarchie
- Assurer le lien entre les administrés et les différents services de la commune
- Accueillir et renseigner les administrés concernant les demandes de passeports et de cartes nationales d'identité
- Planifier les rendez-vous pour la constitution des dossiers de titres d'identité
- Informer les usagers sur les pièces justificatives à fournir
- Vérifier la complétude des dossiers avant leur prise en charge, selon les procédures en vigueur
- Accueillir et traiter les demandes relatives aux actes d'état civil
- Délivrer les copies et extraits d'actes de naissance, de mariage et de décès, dans le respect des règles de délivrance
- Assurer le traitement des dossiers liés aux adoptions
- Utiliser le logiciel BFC pour la gestion de l'état civil en droit commun et en droit coutumier
- Assurer les opérations administratives relatives au recensement citoyen en vue de la Journée Défense et Citoyenneté (JDC)
- Accueillir et renseigner les administrés sur les démarches d'inscription et de radiation des listes électorales
- Participer au suivi des inscriptions et radiations des listes électorales
- Délivrer les attestations et documents relatifs à la situation électorale des administrés

## 👤 Profil recherché

### 🎓 Formation et connaissances

**Niveau de diplôme requis :** Adjoint administratif

**Savoirs et connaissances théoriques :**
- Maîtrise de l'organisation et des procédures administratives de la collectivité
- Connaissance de la Commune et des institutions
- Maîtrise des techniques d'accueil et de conduite d'un entretien téléphonique
- Connaissances du logiciel (nom du logiciel utilisé en mairie et de Word et Excel
- Notions des domaines d'interventions des services techniques
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de bureautique
- Savoir organiser son temps et travailler en équipe

### 🛠️ Savoir-faire et aptitudes comportementales

- Recevoir, identifier et orienter le public
- Réaliser et appliquer les procédures et tableaux de bords
- Rédiger et mettre en forme tous types de courrier et compte rendu de réunion
- Organiser et classer des documents ou informations divers
- Gérer les éventuelles situations conflictuelles
- Bonne élocution et présentation
- Rigueur et discrétion
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Autonomie et sens de l'initiative
- Sens de l'organisation et de la gestion du temps
- Ponctualité et assiduité

## 🚗 Habilitations et permis requis

Utiliser le logiciel BFC pour la gestion de l'état civil en droit commun et en droit coutumier

## 📋 Compléments d'information

**Durée de résidence exigée pour le recrutement sans concours :** au moins égale à 10 ans

**Caractéristiques particulières de l'emploi :** Bonne élocution et présentation, Rigueur et discrétion, Qualités relationnelles et rédactionnelles, Disponibilité, Sens du travail en équipe, Autonomie et sens de l'initiative, Sens de l'organisation et de la gestion du temps, Ponctualité et assiduité

## 📬 Contact et modalités de candidature

Pour répondre à cette offre, merci de transmettre votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) :

- 📧 **Par email :** [s.g-yate@canl.nc](mailto:s.g-yate@canl.nc)
- 📞 **Par téléphone :** [46.17.01](tel:+687461701)