Assistant(e) de direction/chargé(e) d’accueil à mi-temps

📝 Description du poste & Contexte

Placé·e sous l’autorité hiérarchique directe de la secrétaire générale, l’agent assure l’accueil physique et téléphonique des administrés et contribue au bon fonctionnement administratif de la commune. Premier interlocuteur du public, il participe à la qualité du service rendu aux usagers et apporte un appui administratif permanent au Maire et à la Secrétaire générale.

🏢 Organisation et relations fonctionnelles

Affectation : MAIRIE DE FARINO

Supérieur hiérarchique direct : Secrétaire générale

Place dans l’organigramme : Placé sous l’autorité hiérarchique directe de la secrétaire générale

Relations fonctionnelles clés :

• Maire
• Secrétaire générale
• Usagers
• Élus
• Services

🎯 Missions et activités

• Assurer l’accueil du public, participer à la gestion administrative quotidienne de la collectivité et contribuer à la circulation de l’information entre le Maire, les usagers, les élus et les services
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
• Informer et orienter les usagers
• Réceptionner, enregistrer, numériser, diffuser et classer les courriers et documents administratifs
• Préparer et mettre en forme des courriers et documents administratifs
• Participer au suivi des actes administratifs, notifications et affichages réglementaires
• Gérer l’agenda, les réservations de salles et demandes de matériel communal
• Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par le Maire et la Secrétaire générale
• Assurer diverses missions administratives en renfort des services selon les besoins
• Participer à l’organisation des cérémonies, réunions publiques, manifestations communales et élections
• Gérer les entrées et sorties des documents de la Médiathèque

👤 Profil recherché

🎓 Formation et connaissances

Savoirs et connaissances théoriques :

• Formation administrative ou expérience significative dans un poste similaire
• Connaissance du fonctionnement des collectivités publiques appréciée
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook et Docuware serait un plus)
• Techniques d’accueil et de communication

🛠️ Savoir-faire et aptitudes comportementales

• Accueillir et renseigner le public avec professionnalisme
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs
• Organiser et suivre des dossiers administratifs
• Gérer plusieurs tâches simultanément et hiérarchiser les priorités
• Appliquer les procédures administratives
• Utiliser les outils informatiques et numériques
• Sens du service public
• Assiduité
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Courtoisie et qualités relationnelles
• Rigueur et organisation
• Polyvalence et autonomie
• Réactivité et adaptabilité
• Esprit d’équipe

📋 Compléments d’information

Caractéristiques particulières de l’emploi : Horaires de travail flexibles, disponibilité les jours fériés et certains dimanches

Durée de résidence exigée : Au moins égale à 10 ans pour le recrutement sans concours des adjoints administratifs

📬 Contact et modalités de candidature

Pour répondre à cette offre, merci de transmettre votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) :

• 📧 Par email : accueil@mairie-farino.nc
• 📞 Par téléphone : 44.31.04